Sådan bruger du Excel i 2017: 6 hurtige tips og tricks

Når du først er blevet god til Excel, så er der næsten ikke grænser for hvad du kan gøre.

Oftest, så behøver jeg kun at indtaste den rette formel – og så kan Excel gøre alt det som normalt kræver manuelt (og kedeligt) arbejde ganske automatisk.

Skal du slå 2 regneark sammen? Den klarer Excel.

Skal du lave simple udregninger? Den klarer Excel.

Skal information fra flere celler kombineres i 1 celle? Den klarer Excel også.

Hvis du er i en situation hvor du bliver nødt til at gøre en masse arbejde manuelt, så betyder det højest sandsynligt at du ikke kender den fornødne funktion.

Derfor har jeg her samlet 6 tips til dig, som lærer dig at arbejde hurtigt, nemt og smertefrit i Excel.

Tip 3: Få overblik over din data med… Pivottabeller!

Pivottabeller bruges til at omorganisere din data i regnearket. Pivottabeller ændrer ikke den data du har, men sørger blot for at repræsentere dataen på nøjagtig den måde du ønsker. Med andre ord, bliver du den rene ”data jonglør” når du bruger pivottabeller.

Lad os tage et konkret eksempel: Jeg vil gerne se hvor meget en bestemt afdeling omsætter for.

Gå derfor op i fanebladet ”Indsæt” og vælg ”Pivottabel”. Sørg for, at Excel har markeret den korrekte data og tryk nu ”OK”. Excel laver nu en pivottabel i et nyt regneark.

Under ”Pivottabelfelter” tager du så ”Afdeling” og hiver ned til ”Rækker”. Herefter tager du ”Omsætning” og hiver ned i ”Værdier”.

Vupti! Nu kan du se præcis hvor meget hver afdeling omsætter for.

Dette er blot toppen af isbjerget i forhold til, hvad du kan gøre med pivottabeller. Du kan lære endnu mere om pivottabeller i Proximos guide.

Tip 2: Sådan indsætter du mere end 1 række eller kolonne.

Efterhånden som du bliver mere kompetent i at lege rundt med data i Excel, så kommer du helt sikkert til at tilføje flere rækker og kolonner løbende. Som standard, indsætter Excel kun 1 kolonne/række. Dét er jo ikke super hensigtsmæssigt, hvis du nu gerne vil have 5 nye rækker indsat.

Dét findes der heldigvis råd for.

Du markerer blot det antal rækker du vil have, i dette tilfælde 5. Så højreklikker du på markeringen og trykker ”Indsæt”. Værsgo, så bliver der genereret 5, tomme, rækker med det samme.

Tip 3: Få vist det du har brug for med ”Filtre”.

I større datasæt, er det sjældent at du har brug for at kunne se samtlige rækker med information. I stedet for at slette disse rækker (hvilket er en meget dårlig ide), så er det langt bedre at filtrere dem væk.

Filtre hjælper dig med at udvælge og vise nøjagtig den data du har brug for.

Lad os sige, at vi kun vil se data vedrørende afdelingen ”Køkken”. Markér række 1, gå til fanen ”Data” og klik på ”Filtrer”.

Nu får samtlige overskrifter i række 1 en lille dropdown-menu. Klik her på dropdown-pilen ved ”Afdeling”. Fjern flueben i samtlige valgmuligheder, på nær ”Køkken”. Klik ”Ok” og nu får du kun vist information vedrørende afdelingen ”Køkken”.

Tip 4: Fjern dubletter uden at slette i din data

Større datasæt, har det med at indeholde den samme værdi flere gange. I stedet for at lede efter om de samme værdier i datasættet går igen, er det langt bedre (og meget mere fejlfrit), at lade Excel klare den for dig.

Vælg blot den kolonne eller række, hvor du vil fjerne de potentielle dubletter. Gå herefter op i fanebladet ”Data” og vælg ”Fjern dubletter” i gruppen ”Dataværktøjer”. Klik på knappen, bekræft af Excel har valgt den korrekte data og klik ”Ok”. Straks efter får du at vide, hvor mange dubletter Excel har fjernet og hvor mange entydige værdier der er tilbage.

At fjerne dubletter kan f.eks. bruges i kundekartoteker, lister med navne eller varenumre, eller dataudtræk fra programmer såsom Google Analytics eller E-conomic.

Tip 5: ”Vend” din data med transponer

Har du prøvet at sætte din datasæt op på den forkerte ”led”? Altså, hvor du pludselig kan se, at det er smartere at dine rækker er kolonner vice-versa.

Så har du måske forsøgt dig ved at klippe og kopiere dataen (eller måske har du bare givet op).

Næste gang du står overfor lignende udfordring, så har Excel et smart værktøj til at vende din data. Dette værktøj kaldes ”Transponer”.

Vælg den kolonne, som du vil lave om til rækker. Højreklik på den og tryk ”Kopier”. Vælg nu de celler, hvor den første række eller kolonne skal begynde. Højreklik på denne celle og vælg ”Indsæt speciel”. Tryk på knappen ”Roter 180 grader”. Straks ”vendes” din data 180 grader og du har nu transponeret din data.

Tip 6: Kombiner cellers indhold med &

De fleste værktøjer som du udtrækker data fra, splitter data op i mange forskellige celler for at gøre det så præcist som muligt.

Det er praktisk, at kunne sammensætte celler. F.eks. hvis du har en liste med fornavne og efternavne.

Hvordan gør du det nemt og hurtigt?

Du bruger tegnet: &

I denne liste har jeg nogle fornavne i kolonne A og efternavne i kolonne B. Disse vil jeg have kombineret i kolonne C.

Marker den fornødne celle i kolonne C, i dette tilfælde C2.

Derefter skriver du blot: =A2&” “&B2 og trykker ”Enter”. Med det samme kan du, at Excel kombinerer cellen indhold.

Træk nu formlen ned til de resterende celler og med det samme kan du se, at Excel også kombinerer informationen fra disse celler.

Har du et tip til Excel som du vil dele?

Så skriv det i en kommentar herunder!